4 preguntas clave para guiar tus evaluaciones tecnológicas

  • 3 de Julio de 2019
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En nuestro mundo de flujo de tecnología, la única constante es el ritmo acelerado del cambio. A medida que un número cada vez mayor de gigantes de la tecnología dirige su atención a las universidades y colegios, sus productos prometen características nuevas y avanzadas para reemplazar los sistemas centrales antiguos de la educación superior. Con los sistemas obsoletos que llevan mucho tiempo atrasados para una actualización, muchos campus están en proceso de evaluar los reemplazos del sistema. Pero con millones de dólares en la línea, ¿cómo pueden los líderes tomar decisiones inteligentes que respalden el campus del presente y el futuro?

Tomar decisiones más inteligentes significa utilizar el proceso de evaluación de tecnología para determinar el posible retorno de la inversión (ROI). Pero el proceso en sí no es fácil. La mayoría de los beneficios deseados son difíciles de definir, difíciles de medir y dependen de varios factores cambiantes, e incluso la capacidad de una institución para permitir el cambio jugará un papel importante en la determinación de si algún beneficio superará los costos de propiedad.

Para garantizar que las expectativas del campus sean realistas, los tomadores de decisiones deben enmarcar su análisis de beneficios en torno a cuatro preguntas clave. Primero, comience con la identificación de beneficios amplios en tres dominios: eficiencias organizacionales, mejoras experimentales y avances técnicos en la madurez. Luego, evalúe la probabilidad de que el campus vea estos beneficios, que variarán dependiendo de la escala de cambio y la preparación cultural para la nueva tecnología.

Eficiencias organizacionales: ¿Cómo permitirá la inversión ahorrar costos o aumentar la productividad?

Con cualquier inversión en tecnología nueva, los líderes del campus deben considerar el flujo de trabajo que la herramienta habilita o mejora y cómo puede ayudar a los usuarios a aumentar la eficiencia. ¿La nueva tecnología y los procesos reducirán los esfuerzos manuales? ¿Acelerar los flujos de trabajo? ¿Puede reemplazar o consolidar las herramientas existentes? ¿Mejorará la herramienta tecnológica el seguimiento y la medición para ayudar a guiar los esfuerzos de eficiencia y la toma de decisiones en el futuro?

Al evaluar las eficiencias de la organización, también es importante tener en cuenta que al campus le llevará tiempo alcanzar el nivel completo de eficiencia, ya que los usuarios se adaptan a las nuevas interfaces, completan la capacitación y se ajustan a un flujo de trabajo nuevo o mejorado. La participación del liderazgo es crucial, ya que una nueva herramienta solo hará su trabajo cuando todos en el campus se tomen el tiempo de usarlo correctamente.

Mejoras en la experiencia: ¿Cómo nos permitirá la inversión transformar nuestras ofertas de servicios?

Desde una perspectiva de servicio, considere la capacidad de la tecnología para mejorar o innovar las experiencias del campus. ¿La tecnología proporcionará una nueva capacidad al colegio o universidad? ¿La tecnología mejora los procesos de back-end, las experiencias de usuario o ambas? ¿La herramienta proporcionará nuevos datos e información para mejorar o personalizar los servicios existentes y futuros?

Cuando piense en cómo una nueva herramienta tecnológica afecta las experiencias en el campus, sea creativo en la lluvia de ideas sobre cómo se puede usar la herramienta para ayudar a prestar el servicio de maneras nuevas y mejoradas. Dadas las altas expectativas digitales de los usuarios, considerar las formas de ofrecer autoservicio en línea, contenido personalizado y experiencias sin problemas debe ser una parte central de las evaluaciones de tecnología.

Avance técnico en la madurez: ¿Cómo permitirá la inversión nuevas capacidades tecnológicas?

Desde un contexto más amplio de transformación digital y adopción de tecnología, considere el papel de la inversión en la revisión de la infraestructura heredada. ¿Es la tecnología un requisito previo para otros proyectos clave en la estrategia institucional? ¿La inversión brindará la oportunidad de utilizar tecnologías emergentes adicionales? ¿Brindará oportunidades para estandarizar o simplificar la arquitectura de integración?

En línea con los planes estratégicos institucionales y las campañas en todo el campus, TI siempre debe estar pensando en el "campus del mañana" y el papel que juega la tecnología para hacer que eso sea posible. Una parte importante de la evaluación de los reemplazos del sistema y las nuevas herramientas tecnológicas es pensar cómo complementarán la tecnología y los flujos de trabajo existentes en todo el campus. Una inversión tecnológica actual que no genere nuevas y mejores oportunidades para el mañana probablemente no sea inteligente.

Capacidad de cambio: ¿qué posibilidades tenemos de captar los beneficios que estamos anticipando?

Finalmente, y lo más importante, compruebe la realidad: ¿el campus está preparado para adoptar una nueva tecnología? ¿Qué factores determinan si el campus experimentará cada beneficio particular y cuánto tiempo tomará? ¿Qué sucede si el campus no adopta la nueva tecnología como se espera? ¿Qué tipo de preparación o capacitación para el usuario se necesita y tiene los recursos adecuados?

Independientemente de la extensión de los beneficios potenciales, cualquier inversión exitosa en tecnología requerirá que los usuarios estén a bordo y sean capaces de reconocer su valor. Tenga en cuenta cómo la inversión afectará a diferentes grupos en diferentes niveles en todo el campus y cómo se percibirá ese cambio. Los usuarios deben recibir la propiedad, las herramientas y la capacitación adecuadas para poder utilizar la tecnología de manera que obtenga los beneficios, lo que significa que no solo trabajará con el personal de primera línea una vez que se tome la decisión, sino que comprenderá sus necesidades y expectativas desde el principio del proceso.

Si se hace mal, la evaluación de la tecnología conduce a expectativas poco realistas que pueden alimentar el implacable salto de la tecnología. Pero cuando se hace correctamente, implica evaluar críticamente los beneficios potenciales y ser honesto acerca de la capacidad de cambio del campus. Desde un reemplazo completo del sistema hasta una herramienta interactiva en el aula, una tecnología adecuadamente evaluada tiene el poder de ahorrar dinero y tiempo, transformar las experiencias de los usuarios y habilitar el campus para lo que sea que el futuro pueda traer.

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